Die EU-Meldepflichten beachten

Mitarbeiter entsenden Viele Unternehmen nutzen die Chance der Globalisierung: Sie schicken Fachkräfte für Arbeitseinsätze ins Ausland. Doch das birgt Stolpersteine und Risiken – bis hin zu Sanktionen.

Es drohen Bußgelder und Strafen, sollten bei entsprechenden Kontrollen Bescheinigungen fehlen. Hilfe bietet die IAC Unternehmensberatung GmbH aus Kassel, die sich auf dieses Thema spezialisiert hat und weltweit tätig ist. Geschäftsführer Kai Mütze erläutert, welchen Melde- und Registrierungspflichten Arbeitgeber bei Dienstreisen und Arbeitseinsätzen in der EU unterliegen.

1. Entsendebescheinigung

Bereits seit 2004 besteht die Pflicht für Unternehmen, dafür Sorge zu tragen, dass für Expatriates, Dienstreisende oder Mitarbeiter auf Montage eine A1-Bescheinigung (Entsendebescheinigung) ausgestellt und an die entsprechende Behörde des Einsatzlandes gesendet werden muss. „Diesen Verpflichtungen müssen Ein-Mann-Unternehmen genauso nachkommen wie große Konzerne“, mahnt Kai Mütze. „Egal, ob ein Einsatz einen Tag oder ein Jahr dauert.“

2. Melde- und Registrierungspflichten mittels Online-Portal

Seit 2014 sind Arbeitgeber verpflichtet, ihrer Melde- und Registrierungspflicht über ein Internetportal nachzukommen. „Dieses Online-Tool haben bisher 17 EU-Staaten unterschiedlich umgesetzt“, weiß Mütze. Weitere Staaten werden folgen.
Eine einheitliche Aufmachung gibt es bisher nicht: „Unternehmen müssen sich daher bei jedem neuen Entsendungsland mit einem anderen Melde-Tool auseinandersetzen.“ Das zieht einen hohen administrativen Aufwand nach sich. Wer sich dem nicht gewachsen fühlt, hat das Nachsehen, schildert der Fachmann: „Uns sind Kontrollfälle bekannt, bei denen Unternehmen hohe Bußgelder zahlen mussten.“

3. Neue Entsenderichtlinie ab dem Jahr 2020

Um Lohndumping zu vermeiden, wurde 2018 die Entsenderichtlinie 96/71 EG überarbeitet. So müssen Unternehmen ab 2020 ihre Arbeitnehmer nach „Equal Pay“ bezahlen. Das bedeutet, dass Arbeitsentsendungen, die einen Zeitraum von zwölf Monaten überschreiten, ab dem 13. Monat – in Ausnahmen nach dem 18. Monat – mit dem entsprechenden Lohn oder Gehalt vergütet werden müssen, welcher im Entsendungsland gezahlt wird. „Bei Einsätzen aus EU-Ländern, die ein deutlich niedrigeres Lohnniveau haben, fallen diese meistens höher aus“, berichtet Mütze. „Unternehmer sollten sich also zwingend mit diesem Thema auseinandersetzen, um dieser Problematik zu entgehen.“

4. Zentrale EU-Arbeitsagentur ab 2022

Um all die vorangegangenen Punkte überwachen zu können, wird die EU voraussichtlich 2022 eine zentrale EU-Arbeitsagentur einführen. Mütze: „Ihre Aufgabe wird sein sicherzustellen, dass Unternehmen die Melde- und Registrierungspflichten einhalten.“ Bei Zuwiderhandlungen drohen Sanktionen, die bis zur persönlichen Haftung der Geschäftsführer durchschlagen können.

5. Ausnahmen

Von der Melde- und Registrierungspflicht betroffen sind Arbeitnehmer, die in EU-Staaten Dienstleistungen erbringen. Ausgenommen sind Mitarbeiter, die zu reinen geschäftlichen Besprechungen ins Ausland reisen, an Seminaren teilnehmen oder Messen besuchen – ohne dort eine beratende Rolle einzunehmen.
„Dabei geht es wirklich nur um den Zweck des Besuchs“, betont der Experte. Helfe ein Mitarbeiter beispielsweise beim Aufbau eines Messestands, gelten für ihn die Melde- und Registrierungspflichten. Mützes Fazit: „Unternehmen sind daher gut beraten, sich mit dem Thema Auslandsentsendung vor Antritt akribisch auseinanderzusetzen, und sich bestenfalls Hilfe bei Experten zu holen.“

S. Lemke (erschienen in Wirtschaft Nordhessen Ausgabe 05/2019)