Arbeitgeber oder Arbeitnehmer? Wer muss die Kosten für Gesundheits- und Führungszeugnisse tragen?

Fordern Arbeitgeber bei ihren Arbeitnehmern Gesundheits- oder Führungszeugnisse ein, fallen für die Ausstellung solcher Zeugnisse Gebühren bei der jeweiligen Behörde an. Diese Gebühren werden meistens vom Arbeitnehmer verauslagt. Ob und in welcher Höhe Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die Kosten für diese Zeugnisse erstatten müssen, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Hierbei muss z.B. zwischen einem laufenden Arbeitsverhältnis und einem Bewerbungsverfahren unterschieden werden.

Besteht bereits ein Arbeitsverhältnis, so erfolgt die Erstattung der Kosten nach den zivilrechtlichen Vorgaben des § 670 BGB. Hiernach hat der Auftraggeber die Kosten für ein Gesundheits- oder Führungszeugnis zu tragen. Da in diesem Fall der Arbeitgeber der Auftraggeber ist und der Arbeitnehmer nur im Auftrag dessen gehandelt hat, muss der Arbeitgeber auch die Kosten voll tragen, da sein Interesse am Zeugnis überwiegt. Anders gelagert wäre der Fall, wenn die Vorlage eines Zeugnisses zu den Pflichten des Arbeitnehmers gehören würde. Die Kosten wären dann durch die Gehaltstragung des Arbeitgebers abgegolten. Fordert der Arbeitgeber allerdings noch im Bewerbungsverfahren Nachweise in Form von Zeugnissen an, so trägt der Bewerber die Kosten hierfür selber.

Generell kann festgehalten werden, dass der Arbeitgeber die Kosten immer erstatten muss, wenn sein Interesse am Arbeitszeugnis überwiegt. Hätte die Arbeitsleistung auch ohne ein Zeugnis erbracht werden können, dienen die Interessen primär dem Arbeitgeber. Ist die Erbringung der Arbeitsleistung ohne Vorlage eines Zeugnisses nicht möglich, so trägt der Arbeitnehmer die Kosten.

Da es aber keine klare Rechtsprechung gibt, muss jeder Fall einzeln betrachtet werden. Als Richtlinie kann hierfür eine gesetzliche Vorlage herangezogen werden. So ist beispielsweise in der Kinder- und Jugendarbeit die Vorlage eines polizeilichen Führungszeugnisses zwingend erforderlich.

In diesem Fall ist klar, dass die Tragung der Kosten vom Arbeitnehmer erfolgen, da ohne ein solches Zeugnis der Arbeitnehmer seiner Tätigkeit nicht nachgehen kann. Bei der Beschaffung einer Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung im Ausland sind auch meistens Gesundheits- und Führungszeugnisse notwendig. In diesen Fällen überwiegt das Interesse des Arbeitgebers am Einsatz der Mitarbeiter im Ausland, sodass dieser die Kosten zu tragen hat.

 

Was muss bei einer Erstattung beachtet werden?

Bei der Klärung der Frage, ob im Zuge der Erstattung auch Lohnsteuern und Sozialversicherungsabgaben vom Arbeitgeber einbehalten werden müssen, wird zwischen steuerpflichtigen Arbeitslohn und steuerfreien Auslagenersatz unterschieden.

Zählen die durch den Arbeitgeber erstatteten Kosten zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, so werden diese nach den Vorschriften des § 38 Abs. 3 S.1 und § 41a Abs.1 S.1 EStG behandelt. Diese Paragraphen beschreiben die Pflicht zur Einbehaltung von Lohnsteuern und die Abführung an das zuständige Finanzamt.

Beim steuerpflichtigen Arbeitslohn wird davon ausgegangen, dass dieser als Gegenleistung für die Arbeitskraft des Arbeitnehmers gezahlt wird. Da hierfür Lohnsteuern abzuführen sind, müssen auch die Abgaben zur Sozialversicherung geleistet werden. Sollten die Erstattungen jedoch lohnsteuerfrei sein, würde auch die Pflicht zur Abführung der Sozialversicherungsbeiträge entfallen. Dies wäre der Fall, wenn es sich nicht um lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn, sondern um einen reinen Auslagenersatz handelt.

Der Auslagenersatz stellt keinen Ausgleich für die Tätigkeit des Arbeitsnehmers dar und führt auch nicht zu dessen Bereicherung. Da es auch hier keine klare Abgrenzung zwischen steuerpflichtigen Arbeitslohn und steuerfreiem Auslagenersatz gibt und die Unterscheidung nicht rechtssicher geklärt ist, sollte man sich an dieser Stelle auch an den § 670 BGB halten. In größeren Fällen kann allerdings laut § 42d EStG kostenlos beim zuständigen Finanzamt eine Anrufungsauskunft eingeholt werden, um Sicherheit zu schaffen.

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